Une structure culturelle, même petite, gère souvent plusieurs projets en parallèle : expositions, résidences d’artistes, ateliers, festivals, etc. Un outil de gestion de projet permet de centraliser les informations, clarifier les responsabilités et suivre l’avancement sans se perdre dans les échanges par mail ou les post-it. Voici pourquoi c’est utile :
Gain de temps : plus besoin de chercher une information dans 10 fils de discussion.
Transparence : chacun voit où en est le projet et ce qu’il doit faire.
Collaboration simplifiée : même à distance, l’équipe travaille sur la même base.
Archivage : les projets passés restent accessibles pour s’en inspirer ou les réutiliser.
Trello ou Notion : lequel choisir ?
Trello : la simplicité des tableaux Kanban
Trello fonctionne avec des tableaux (un par projet), des listes (ex : « À faire », « En cours », « Terminé ») et des cartes (tâches). Idéal pour :
Visualiser l’avancement d’un projet en un coup d’œil.
Gérer des projets linéaires (ex : organisation d’un festival).
Des équipes qui préfèrent une interface intuitive et peu technique.
Exemple d’utilisation : une carte « Réserver la salle » avec une checklist (contrat signé, acompte versé), une date limite et des responsables assignés.
Notion : la polyvalence tout-en-un
Notion combine tableaux Kanban, bases de données, wikis et calendriers. Idéal pour :
Structures qui veulent tout regrouper : plannings, budgets, contacts, documentation.
Projets complexes avec plusieurs sous-parties (ex : une résidence avec ateliers, exposition et médiation).
Équipes qui aiment personnaliser leur espace de travail.
Exemple d’utilisation : une base de données « Artistes » liée à un tableau « Résidences » et à un calendrier « Événements ».
Comment gérer un projet : méthodes simples
Peu importe l’outil, voici les étapes clés pour mener un projet culturel :
Définir le projet : objectifs, public cible, budget, calendrier. Exemple : « Organiser un atelier d’écriture pour 10 participants en mai, avec un budget de 500 € ».
Lister les tâches : décomposer le projet en petites actions. Exemple : « Réserver la salle », « Communiquer sur les réseaux sociaux », « Acheter le matériel ».
Prioriser : identifier les tâches urgentes ou bloquantes. Exemple : « Signer le contrat de la salle avant de lancer les inscriptions ».
Assigner les responsabilités : qui fait quoi ? Quand ?
Suivre l’avancement : mettre à jour régulièrement l’outil (ex : déplacer une carte Trello de « En cours » à « Terminé »).
Évaluer : après le projet, noter ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.
Méthodes adaptées aux petites structures
Kanban : comme Trello, avec des colonnes « À faire », « En cours », « Terminé ». Parfait pour les projets visuels.
Méthode des 3 tâches : chaque jour, se concentrer sur 3 tâches prioritaires pour éviter la surcharge.
Rétrospectives : après un projet, prendre 30 minutes pour en discuter en équipe (ex : « Qu’est-ce qui a marché ? Qu’est-ce qu’on améliore ? »).
L’important est de choisir une méthode simple et de l’adapter à votre rythme. Un outil comme Trello ou Notion ne remplace pas l’organisation, mais il la rend plus fluide et moins stressante.