L’informatique est un pilier invisible mais essentiel pour les structures culturelles. Comme toute ressource, elle se gère en commençant par les fondations, pour construire ensuite des usages plus ambitieux. Voici une approche progressive, des besoins vitaux aux opportunités stratégiques.
1. Les bases indispensables : l’infrastructure
Sans ces éléments, rien ne fonctionne :
Connexion Internet fiable : Un accès stable et sécurisé (fibre, 4G de secours) est crucial pour travailler au quotidien.
Matériel fonctionnel : Ordinateurs, téléphones, imprimantes, terminaux de paiement… Des machines obsolètes ralentissent les équipes et augmentent les risques de panne.
2. La sécurité et la pérennité des données
Une fois l’infrastructure en place, protéger ce qui est vital :
Sécurité des accès aux données : le gestionnaire de mots de passe est devenu indispensable pour avoir des mots de passes robustes et différents par accès.
Sécurité du poste de travail : votre ordinateur est principalement visé, un antivirus est fortement recommandé sous Windows.
Sauvegardes : Onduleurs pour éviter les pertes de données en cas de coupure, disques durs externes ou solutions cloud pour les sauvegardes automatiques.
Électricité : si vous avez des instabilités dans votre local, un onduleur peut vous éviter des pertes de données en cas de coupure.
3. Les outils du quotidien : efficacité et collaboration
Avec des bases solides, on optimise le travail d’équipe :
Archivage : Classer ses fichiers (noms clairs, dossiers logiques) et utiliser des outils partagés (Nextcloud, Google Drive, SharePoints, Dropbox) pour éviter les versions multiples d’un même document.
Communication interne : Messagerie professionnelle (ex : ProtonMail), outils de discussion instantanée (Whatsapp, Signal, Mattermost) pour éviter les échanges désorganisés par SMS, voire animer sa communauté.
Gestion de projet : Tableaux Kanban (Notion, Trello) pour suivre les tâches, ou des agendas partagés (Framagenda) pour coordonner les équipes.
Comptabilité et administration : Logiciels adaptés aux associations (ex : Ciel, EBP) pour éviter les erreurs de saisie et gagner du temps sur les déclarations.
Outils d'IA : Les assistants de rédaction (ou les chatbots) peuvent clairement aider sur certaines tâches administratives ou créatives.
4. La visibilité et l’innovation
Enfin, une fois les fondamentaux maîtrisés, on peut se concentrer sur l’impact :
Site web et réseaux sociaux : Une vitrine en ligne et des comptes actifs (Instagram, Facebook) pour toucher son public.
Billetterie et réservation : Outils comme HelloAsso ou Weezevent pour simplifier les ventes et réduire les files d’attente.
Création de contenus : Montage vidéo (Shotcut), design graphique (Canva) ou podcasts pour enrichir son offre culturelle.
Gérer son informatique, c’est d’abord sécuriser son activité, puis gagner en efficacité, et enfin innover. Chaque étape repose sur la précédente : inutile de vouloir un site web performant si les sauvegardes ne sont pas automatisées. Commencez par l’essentiel, et construisez pas à pas.