Notre cerveau aime l’ordre : classer nos fichiers, c’est reproduire cette logique humaine pour retrouver l’information en quelques clics. Une arborescence claire évite les pertes de temps, les doublons et les frustrations. La règle d’or ? Du plus large au plus précis, en commençant par des catégories globales avant de descendre dans les détails.
Exemple de structure de base pour une petite organisation
01_Administration (contrats, budgets, statuts)
02_Projets (dossiers par événement/saison, sous-dossiers : communication, captations, partenaires)
03_Ressources (logos, photos HD, templates)
04_Archives (projets passés, documents légaux périmés)
Astuce : numéroter les dossiers (ex: 01_) force un ordre logique et évite les erreurs de tri alphabétique.
Documenter et former
Une organisation se documente : rédigez un guide de classement (1 page max) avec les règles, exemples et pièges à éviter. Formez l’équipe dès l’arrivée d’un nouveau membre – 15 minutes suffisent pour éviter des mois de désordre.
Outils collaboratifs : Drive, Dropbox, Nextcloud… Quel budget ?
Google Drive : Gratuit jusqu’à 15 Go, idéal pour débuter. Intégration native avec les outils Google (Docs, Sheets). Budget : 6€/mois pour 100 Go (offre Google One).
Dropbox : Synchronisation ultra-rapide, mais espace limité (2 Go gratuits). Budget : 10€/mois pour 2 To (version Pro).
Nextcloud : Solution auto-hébergée (données sur vos serveurs), parfaite pour les structures soucieuses de confidentialité. Budget : Coût serveur (~5€/mois) + temps de configuration.
Pour une petite structure, Drive ou Nextcloud sont les meilleurs compromis. Pensez à nommer les fichiers de façon cohérente : AAAA-MM-JJ_Projet_Type.ext (ex: 2024-05-15_ExpoPhotos_Contrat.pdf).
Erreurs à éviter
Ne pas créer de dossier
DiversouÀ trier– c’est la poubelle de l’arborescence.Éviter les noms trop longs ou avec des caractères spéciaux (
#,&).Ne pas dupliquer des fichiers : utilisez des liens symboliques ou des raccourcis.